RESERVAS
Desde este menú puedes crear y/o duplicar reservas y cotizaciones, exportar a Excel el listado de las existentes y acceder a la agenda.
Crear una reserva
Para crear una reserva es necesario seguir los siguientes pasos:
- Dirígete al menú reservas haz clic en el botón «Nueva Reserva».
- En el campo «Buscar Cliente», digita el nombre o el número de identificación del cliente.
- Agrega el (los) servicio(s) contratados con el cliente (máximo 50 servicios).
- Agrega los atributos necesarios para la prestación del servicio: (ubicación, fecha y hora del servicio, número de pasajeros, etc.)
- Finalmente, haz clic en «Guardar».
Crear una cotización
Para crear una cotización es necesario seguir los siguientes pasos:
- Dirígete al menú reservas haz clic en el botón «Nueva Reserva».
- En la ventana «Nuevo», selecciona la pestaña «Cotización».
- En el campo «Buscar Cliente», digita el nombre o el número de identificación del cliente.
- Agrega el (los) servicio(s) contratados con el cliente (máximo 50 servicios).
- Agrega los atributos necesarios para la prestación del servicio: (ubicación, fecha y hora del servicio, número de pasajeros, etc.)
- Finalmente, haz clic en «Guardar».
Cabe destacar que, al tratarse de una cotización, esta no se incluirá en la agenda y tampoco tendrá disponibles la asignación de vehículos y/o guías.
Convertir una cotización en reserva
Si deseas convertir una cotización en reserva, debes tener habilitada la opción de convertir cotizaciones en reservas (Roles de acceso).
Luego, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Haz clic sobre el código de la reserva.
- De ser necesario, realiza los cambios (agregar/eliminar servicios, asignar guías o vehículos, etc.).
- Luego, haz clic en «Confirmar».
- Finalmente, haz clic en «Guardar».
Duplicar una reserva o cotización
Para poder duplicar una cotización o reserva, solamente se debe hacer clic en el menú reservas en el botón «Duplicar Reserva/Cotización», el cual aparece en la columna «Acciones».
Cabe resaltar que los siguientes atributos no se duplicarán en la nueva reserva creada:
- Compras
- Archivos adjuntos
- Estados de los servicios
- Vehículos
- Guías
Listado de acciones
Las acciones son una serie de atajos creados con la finalidad de facilitarle al usuario la realización de distintas tareas dentro del menú agenda. Las acciones disponibles en este listado son:
- Duplicar Reserva/Cotización
- Ver reserva.
- Descargar reserva.
- Enviar vía email.
- Descargar reserva (sin precios).
- Descargar reserva a nombre de un tercero (opcional).
Filtros
Suite by Autobits® ofrece una serie de filtros creados con la finalidad de facilitar la búsqueda de reservas o cotizaciones. Entre los filtros más utilizados se encuentran:
- Por cliente.
- Por código de reserva.
- Por concepto.
- Por guía.
- Por estado de la reserva.
- Por vendedor.
- Por forma de pago.
Exportar a Excel
Para facilitar el control de las actividades o el poder analizarlas, Suite by Autobits® permite el exportar las reservas a un archivo en Excel.
Para exportar a Excel reservas, debes seguir los siguientes pasos:
- En el menú reservas, debes escoger el o los filtros que requieras para realizar la exportación.
- Finalmente, haz clic sobre el botón «Exportar a Excel», el cual se encuentra en la parte superior izquierda la ventana para descargar el archivo en formato Excel.
Opción listar
Suite by Autobits® también ofrece la opción de listar las reservas que tengan determinados atributos pendientes por asignar:
- Listar todas las reservas.
- Reservas pendientes por asignar horario.
- Reservas pendientes por asignar vehículo.
- Reservas pendientes por asignar guía.
- Reservas pendientes por asignar pasajeros.
Para utilizar esta opción, es necesario dirigirse al menú «Reservas» y hacer clic en el botón listar todos que se encuentra en la parte superior derecha y escoger la opción deseada.